Sachverhalt:

Im Jahr 2011 wurde vom Gemeinderat der Grundsatzbeschluss über den Bau der Mensa gefasst. Mit der beschlossenen Maßnahme hat die Gemeinde Niedernberg das Angebot zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf optimiert. Grundlage für die Planungen war die Zubereitung von Essen für die Kinder der Mittagsbetreuung, sowie die Lieferung von Essen an die Kindertageseinrichtungen. Anfang 2012 wurde die Art der Küche behandelt und der Gemeinderat entschied sich für den Bau einer aufwendigen Zubereitungsküche. Die Niedernberger Schulmensa hat in den bisherigen amtlichen Kontrollbesuchen sehr gute Bewertungen erhalten.

 

Umsatzsteuerliche Betrachtung der Mensa

Das Essen der Mensa ist mehrwertsteuerpflichtig. Je nach Abnehmergruppe gelten für das Essen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Dies bedeutet, dass bei einem einheitlich festgelegten Brutto-Entgelt je Essen unterschiedlich viel der Gemeinde verbleibt. Nachfolgend ein Überblick über die geltenden Mehrwertsteuersätze:

Abnehmergruppe	Mehrwertsteuersatz
Kinder Mittagsbetreuung	0 %
Aufsichtspersonen Mittagsbetreuung	19 %
Essen an Kindergärten Kinder und Aufsichtspersonen (Lieferung)	7 %
Sonstige „Vor-Ort-Esser“ (Lehrer)	19 %

Die oben dargestellten unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze haben auch Auswirkungen auf die unternehmerische Nutzung der Mensa und der daraus resultierenden Möglichkeit zum Vorsteuerabzug im Bereich der Mensa. Der Anteil des Essens auf welches 19% oder 7% MwSt angerechnet werden, stellen die unternehmerische Tätigkeit dar, der Anteil das Essens auf welches keine MwSt angerechnet wird (0%) stellt keine unternehmerische Tätigkeit dar. Ein Vorsteuerabzug kann nur anteilig auf die unternehmerische Nutzung geltend gemacht werden. Derzeit beträgt die unternehmerische Nutzung der Mensa 60%, da 60% steuerpflichtiges Essen verkauft wird.[1]

 

Nutzerkreis

Zu Beginn des Betriebs der Mensa war fraglich, ob die Mensa ebenfalls Essen Schülern, die nicht die Mittagsbetreuung besuchen, Lehrern, Gemeindebediensteten und sonstigen Bürgern anbieten dürfe um die Fixkosten zu senken und damit das Defizit zu verringern.

Zunächst ist festzuhalten, dass der Verkauf von Essen an Gemeindebedienstete unkritisch ist, jedoch ist hier wieder das steuerrechtliche Problem bzgl. des geldwerten Vorteils zu berücksichtigen. Für die anderen fraglichen Nutzergruppen gilt folgendes: Es ist durchaus zulässig Essen an andere Nutzergruppen, die weitläufig eine Verbindung zu der Gemeinde haben und nicht nur Einwohner oder Bürger sind (Lehrer, externe Schüler) zu verkaufen. Es ist jedoch unzulässig, das Essen an „normale“ Bürger zu verkaufen.

In diesem Zusammenhang steht jedoch auch der Preis für das Essen. Das Entgelt für Schüler und Kindergartenkinder[2] muss nicht kostendeckend sein und darf von der Gemeinde subventioniert werden. Im Gegensatz dazu sollte für Lehrer und Gemeindebedienstete ein kostendeckender Preis festgelegt werden, da die Gemeinde diese Essen rechtlich nicht subventionieren dürfte. Bei einer Subventionierung würde mit Steuergeldern Essen für einen Käuferkreis subventioniert werden, der ansonsten bei einem privaten Unternehmer essen würde. Dieser Unternehmer erhalte dabei keine Subventionierung und müsse sein Essen kostendeckend verkaufen.

Fraglich war zu Beginn des Mensabetriebs auch, ob die Bewirtung von verschiedenen gemeindlichen oder nichtgemeindlichen Veranstaltungen zulässig ist. Hier ist zu beachten, dass die Durchführung von Veranstaltungen nicht zum Mensabetrieb gehört und hier ein Konkurrenzverhältnis z. B. zu Gaststätten und Catering-Anbietern besteht.

 

Entgelt

Das Entgelt je Essen wurde 2014 auf 3,50 € brutto sowohl für Kindergartenkinder, Schüler und diensthabendes Aufsichtspersonal und auf 5,00 € brutto für nicht diensthabendes Aufsichtspersonal und Lehrer festgelegt. Bereits hier wurde davon ausgegangen, dass das Entgelt nicht kostendeckend ist und somit der Betrieb jährlich durch die Gemeinde bezuschusst werden muss.

Im Jahr 2016 wurde das Entgelt je Portion kalkuliert, nachdem die Mensa nun einige Zeit in Betrieb war, und in der Sitzung vom 21.07.2016 dem Gemeinderat vorgestellt. Die Kalkulation ergab ein Entgelt von 9,60 €/Essen brutto um sämtliche Kosten (inkl. kalk. Kosten) der Mensa decken zu können. Es wurde daraufhin vom Gemeinderat in dieser Sitzung beschlossen, dass das Entgelt für Kindergartenkinder, Schüler und diensthabendes Aufsichtspersonal mit 3,50 €/Essen brutto beibehalten wird. Das Entgelt für nichtdiensthabendes Aufsichtspersonal und Lehrer wurde auf 5,40 €/Essen brutto erhöht, um hier zumindest die variablen Kosten (Personal und Lebensmitteleinkauf) zu decken.

Bei der Festlegung der Preise wurde bewusst kein Unterschied zwischen Kindern im Kindergarten und Kindern in der Mittagsbetreuung gemacht und es wurde sich für ein Einheitspreis entschieden. Laut Küchenleitung kann nicht pauschal gesagt werden, dass Kindergartenkinder kleinere Portionen essen wie z. B. Schulkinder. Auch dass das Essen in der Mensa der Mittagesbetreuung vom Küchenpersonal ausgegeben wird und in den Kindergärten vom Kindergartenpersonal bleibt unberücksichtigt. Zwar fallen in der Mittagsbetreuung dardurch höhere Personalkosten an, jedoch wird das Essen in die Kindergärten geliefert, wofür auch Kosten für Fahrzeug und Personal anfallen. Auch die Personakosten in den Kindergärten werden von den Defizitvereinbarungen zwischen Gemeinde und KLMT-Stiftung abgedeckt.

 

Insgesamt ergaben sich unter Berücksichtigung aller Aufwendungen und Erträge welche auf den Betrieb der Mensa entfallen folgende Jahresfehlbeträge:

2018	2019	2020	2021	2022	2023
88.605,71 €	96.365,32 €	122.649,99 €	130.960,27 €	138.291,46 €	166.548,79 €*

* Der Endbetrag 2023 ist nicht korrekt, der Jahresabschluss ist noch nicht vollzogen. Hier fehlen noch Buchungen. Der Wert ist eine Schätzung.

 

Das erhöhte Defizit in den Jahren 2020 und 2021 ergibt sich jeweils aus coronabedingten Schließungen und Rückgang der Anzahl der verkauften Essen. Die Erhöhungen in den Folgejahren durch die insgesamt gestiegenen Kosten. Der Jahresfehlbetrag in 2023 wird sich noch verändern, da der Jahresabschluss noch nicht vollzogen ist, dies ist lediglich ein Schätzwert.

 

Kalkulation 2024

Auf Grundlage des Haushalts 2024 wurde das Entgelt je Essen neu kalkuliert. Es ergibt sich folgendes Entgelt:

Zu Grunde gelegte Werte	Anzahl Portionen	Durchschnittliche Gesamtkosten pro Jahr (netto)	Kosten je Essen (brutto)
Gesamtkosten	35.000	-344.342,62 €	10,26 €*
Gesamtkosten ohne Abschreibung und kalk. Verzinsung	35.000	-317.828,68 €	9,47 €*
nur Kosten Dienstleister und Lebensmittel/Verbrauchsmaterial	35.000	-237.500,00 €	7,08 €*

* Das Essen aus der Mensa unterliegt der Umsatzsteuer. Für die Essen gelten je nach Abnehmergruppe unterschiedliche Mehrwertsteuersätze (s.o.). Für die Ermittlung der Kosten je Portion inkl. MwSt wurde von einem Mischmehrwertsteuersatz ausgegangen.

 

Das Entgelt für Lehrer und nichtdiensthabendes Aufsichtspersonal muss aus den oben aufgeführten Gründen deutlich erhöht werden. Das Entgelt für diesen Nutzerkreis soll kostendeckend sein.

 

Unter Betrachtung verschiedener Entgelte (brutto) je Essen ergeben sich folgende Jahresfehlbeträge für den Betrieb der Mensa:

 

	Fehlbetrag
	Gesamtkosten	Gesamtkosten ohne Abschreibung und kalk. Verzinsung	nur Dienstleistungs- und Lebensmittelkosten/ Verbrauchsmaterial
3,50 € je Essen	236.718,22 €	209.058,88 €	125.260,00 €
3,60 € je Essen	233.218,22 €	205.558,88 €	121.760,00 €
3,70 € je Essen	229.718,22 €	202.058,88 €	118.260,00 €
3,80 € je Essen	226.218,22 €	198.558,88 €	114.760,00 €
3,90 € je Essen	222.718,22 €	195.058,88 €	111.260,00 €
4,00 € je Essen	219.218,22 €	191.558,88 €	107.760,00 €
4,10 € je Essen	215.718,22 €	188.058,88 €	104.260,00 €
4,20 € je Essen	212.218,22 €	184.558,88 €	100.760,00 €
4,30 € je Essen	208.718,22 €	181.058,88 €	97.260,00 €
4,40 € je Essen	205.218,22 €	177.558,88 €	93.760,00 €
4,50 € je Essen	201.718,22 €	174.058,88 €	90.260,00 €

 

Broschüre

Das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft hat im Jahr 2019 eine Broschüre mit dem Titel „DGE-Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung (KuPS)“  als Handreichung für Schul- und Sachaufwandsträger herausgegeben. Hier wird auf die verschiedenen Arten einer Küche und die daraus resultierenden Kosten und Wirtschaftlichkeit der Schulverpflegung eingegangen und dies näher beleuchtet.

Am ähnlichsten von den hier dargestellten Küchenarten ist die sog. Mischküche der in der Mensa Niedernberg. Die Definition hierfür lautet wie folgt: „Die Speisen werden vor Ort mit frischen Lebensmitteln und Produkten mit unterschiedlich hohem Convenience-Grad zubereitet.“

Das nachfolgende Schaubild zeigt die ermittelten Kosten (netto) je Mahlzeit einer Mischküche. Zu bachten ist, dass Gebäudekosten und kalk. Kosten hier nicht berücksichtigt wurden. In den ausgewiesenen Investitionskosten sind lediglich Betriebsmittel, wie die Ausstattung der Küche, der Lagerräume, des Speiseraums und der Ausgabe sowie von Lieferfahrzeugen angesetzt. Zu beachten ist auch, dass der Preis stark von der Menge der verarbeiteten Convenience-Produkten abhängt und so ein Vergleich erschwert wird.

Am ehesten vergleichbar mit den hier dargestelten Selbstkosten sind daher die kalkulierten Gesamtkosten ohne Abschreibung und kalk. Verzinsung der Mensa in Niedernberg. Dieser beträgt 9,08 € netto (9,47 € brutto) für den Zeitraum 2024-2027.

Quelle: Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL); DGE-Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung (KuPS); Kosten und Wirtschaftlichkeit der Schulverpflegung im Fokus – eine Handreichung für Schul- und Sachaufwandsträger; August 2019; S. 34.

 

Andere Gemeinden:

Die Gemeindeverwaltung hat die aktuellen Preise in umliegenden Gemeinden abgefragt. Die Preise der abgefragten Gemeinden liegen zwischen 3,50 € und 5,00 €. Da unterschiedliche Zubereitungsarten (Lieferung, Zubereitungsküche, ...) zugrunde liegen, ist ein unmittelbarer Vergleich jedoch nicht möglich.

Beschluss:

Die Gemeinde Niedernberg setzt den Preis für Kinder der Betreuungseinrichtungen Kindergarten St. Cyriakus, Kindergarten Sonnenschein und Mittagsbetreuung ab dem kommenden Schuljahr auf 4,50 € brutto je Essen aus der Mensa fest.